Microsoft Office Access 2007 භාවිතා කරල Database එකක් හදමු - 05 කොටස

ඊලඟට අපිට කරන්න අවශ්‍ය වෙන්නෙ අප සාදාගත්තු දත්ත සමුදායට (database එකට) දත්ත ඇතුලත් කිරීමයි.අදාල tables වල datasheet view එකට පිවිසීම මගින් අපට දත්ත ඇතුලත් කිරීමේ කාර්යය කරන්න පුලුවන්. ඒ වගේම දත්ත ඇතුලත් කිරීමට පුලුවන් තවත් ක්‍රමයක් access සතුව තියෙනවා. ඒ තමයි forms. form එකක් නිර්මාණය කරගත් විට අපිට form එකක් හරහා අපට datasheet එකක මෙන් (forms භාවිතය datasheet එකකට පහසුයි) database එකට දත්ත ඇතුල් කරන්න පුලුවන්.

ඒ සඳහා සරලව form එකක් "Create" ටැබ් එකේ "Forms" කියන group එක තුල "Form" කියන command එක භාවිතා කරල හදාගන්න පුලුවන්.

නමුත් ටිකක් විශේෂ විදියකට form එකක් හදාගන්න ඕනෙ නම් "More Forms" තුලින් "Form Wizard" වෙත පිවිසීම මගින් කරගන්න පුලුවන්.

"Form Wizard" භාවිතා කරනව නම් wizard එකට පිවිසි ගමන් කරන්න තියෙන්නෙ form එක සෑදීම සඳහා මූලික වෙන table එක (හෝ query එක) සතු fields තෝරා දීමයි (මේ සඳහා table කිහිපයකින් වුවද feilds තෝරා දෙන්න පුලුවන් කම තියෙනවා).

ඊලඟ පියවරේදී සිදුකරන්න තියෙන්නෙ form එකේ ආකෘතිය (layout) තෝරා දීමයි.

Columnar Layout

Tabular Layout

Datasheet Layout

Justified Layout

මේ පියවරේදී කරන්න තියෙන්නෙ form එකේ මෝස්තරය (style) තෝරා දෙන්න.

එළැඹෙන අවසාන පියවරේදී,

"Open the form to view or enter information" කියන එක සලකුණු කරල "Finish" කලොත් අදාල form එක දත්ත ඇතුලත් කරන සාමාන්‍ය ආකාරයෙන් විවෘත වෙනවා. "Modify the form's design" සලකුණු කලොත් අදාල form එක design view එකෙන් විවෘත වන අතර එහිදී form එකේ අපට අවශ්‍ය ලෙස සැලසුම් කර සකසා ගන්න පුලුවන්.

 form එක අපට අවශ්‍ය විදියට design කරගන්න යනවා නම්....................

මෙහි "Design" tab එකේ,
"View" group එකේ "View" button එකෙන්, සුපුරුදු ලෙස.........වීමටත්,
"Font" group එකේ commands මගින්, form එකේ text formatting වැඩකටයුතු වලටත් යොදාගන්න පුලුවන්.
"Controls" group එක සමන්විත වෙන්නෙ, forms වල සිට, අපට අවශ්‍ය ලෙස forms හැසිරවිය හැකි (පාලක) විධාන buttons, form එක තුලට ඇතුලත් කරන්න පුලුවන් commands වලින්
Logo - form එකට ලාංඡනයක් ලෙස භාවිතා කල හැකි picture එකක් ඇතුලත් කිරීමට,
Title - form එකට මාතෘකාවක් ඇතුලත් කිරීමට
Page Numbers - form එකට පිටු අංක ඇතුලත් කිරීමට
Date & Time - form එකට දිනය හා වේලාව ඇතුලත් කිරීමට



Text - form එක මගින් ඒ හා සම්බන්ධ table එකට දත්ත ඇතුලත් කරන්නෙ ප්‍රධාන ලෙස මෙමගින්ය.

Label












Button - මෙමගින් form එක තුල, සුපුරුදු button එකක් මෙන්, විවිධ විධාන ක්‍රියාත්මක කිරීමට යොදාගත හැකියි. button එකක් form designing work space එකට එකතු කරගැනීමෙන් පසු මතුවෙන "Command button Wizard" මගින්, එම command button එකෙන් සිදු විය යුතු කාර්යය, විධාන කල හැක.

Combo Box - කුඩා menu එකකට සමානය.












List Box - ළැයිස්තුවකින් දත්ත තෝරාදීමට







Subform - අදාල form එක තුලම, වෙනත් form එකක් මෙමගින් ඇතුලත් කල හැක.








Lines සහ Rectangles











Bound Object Frame - form එකට ලබාදෙන (පාලක) විධාන මේ මගින් කාණ්ඩ කර, වෙන වෙනමම පවත්වා ගන්නට මේක උදවු කරගන්න පුලුවන්









Option Groups, Check Boxes, Option Boxes, Toggle Buttons, Tab Control (මේ පිලිබඳව වැඩිදුරටත් Visual Basic පාඩමේදී ඉගෙන ගන්න පුලුවන්)











Chart - යම් කිසි ටේබ්ල් එකකට හෝ ක්වරි එකකට අදාලව ප්‍රස්ථාරයක් ෆෝර්ම් එකට ඇතුලත් කිරීමට





Object - MS Office හා සම්බන්ධ ගොනුවක් හෝ Paint වැනි මෘදුකාංගයකින් නිර්මාණය කල ගොනුවක් සබැඳීමට








Image - යම් කිසි image එකක් form එක මත දර්ශනය කරවීමට

Microsoft Office Access 2007 භාවිතා කරල Database එකක් හදමු - 04 කොටස

මේ විදියට database එක ඇතුලෙ tables design කලාට පස්සෙ කරන්න අවශ්‍ය වෙන්නෙ ඒ tables අතර සම්බන්ධතාවය ගොඩ නගා දීමයි (සම්බන්ධතාවය ගොඩ නගා දීම සඳහා අවශ්‍ය tabels අතර සමාන දත්ත ඇතුලත් fields තිබිය යුතුයි). ඒ සඳහා "Database Tools" කියන tab එකේ "Relationship" කියන command එක භාවිතයෙන් පුලුවන්.

මතුවෙන window එකෙන් අපට සම්බන්ධතා ඇති කල යුතු tables (1) select කරල "Add" button එක (2) මත click කිරීමෙන් එම tables වර්ක් ස්පේස් එකට ඇතුලත් කරගත හැකියි.

ඉතින් මේ විදියට ඇතුලත් කරගත් tables ටික අතර නෑදෑකම් ඇති කරන්න ඕන අනෙක් tables අතර සමාන Fields අතරින් එකක් අනෙක් සමාන field එක මතට drag කිරීමයි (drag කරනව කියන්නෙ අවශ්‍ය ස්ථානය මත click කරගෙන (click කල බොත්තම අත නොහැර) අවශ්‍ය කරන අනෙක් තැනට ගෙනවිත් ක්ලික් කල බොත්තම අත හැරීමයි).

එතකොට මතුවෙන "Edit Relationship" window එකෙන් සෑදීමට යන නෑදෑකම කුමන ආකාරයේ එකක්ද කියල දැන ගන්න පුලුවන් වගේම "Create" button එක click කිරීමෙන් අදාල සම්බන්ධතාවය ඇති කල හැකි .

(අමතක නොකර "Enforce Referential Intergrity" මත tick කිරීමෙන්, කිසිදු සම්බන්ධතාවයක් ගොඩ නැගිය හැකිකමින් තොර (අනාථ) දත්ත, දත්ත සමුදායට(database) ඇතුලත් වීමෙන් වැලකීමට හා ඇතිකරන නෑදෑකම් අතර සම්බන්ධයන් පිලිබඳව datbase එක අවධියෙන් තැබීමටත් (දත්තයක් අලුත් කිරීමට හෝ තව දුරටත් අවශ්‍ය නොවන දත්තයක් මකා දැමීමට අවශ්‍ය වූ විට, ඒ හා සම්බන්ධ අනෙක් දත්ත වලටද බලාපොරොත්තු වූ කාර්යය එක විට ඉටු වීමට) හැකියාව ලැබෙනු ඇත).

Microsoft Office Access 2007 භාවිතා කරල Database එකක් හදමු - 03 කොටස

Input Mask

Input Mask එකක් කියන්නෙ table එකක filed එකකට ඇතුලත් කල හැකි හා නොහැකි අක්ෂර, පාලනයක් යටතේ, දත්ත ඇතුලත් කිරීමට සකසන ලද, පදගතාථ්ර්‍ (literal) සහ ව්‍යංගාර්ත (mask) අක්ෂර (characters) සමූහයක්.
සරලව කියනවා නම් telephone numbers ඇතුලත් කිරීමට input mask එකක් (000) - 000 0000 ලෙස හදනවානම් [(032) - 222 2222] එහි numbers පමණයි ඇතුලත් කල හැකි. තවත් උදාහරණයක් විදියට දිනයක් ඇතුලත් කිරීමට input mask එක DD-MMM-YYYY (Ex: 21-FEB-2012) ලෙස සැකසුවොත් ඒ අදාල පිලිවෙළට පමණයි ඒ field එකේ දත්ත ඇතුලත් කල හැක්කේ. (DD කියන තැන ඉලක්කම් හැර වෙන කිසිම අක්ෂරයක් ඇතුලත් කරන්න බැරි වෙනවා. MMM කියන තැන අකුරු හැර ඉලක්කම් ලබා දෙන්න බැහැ).

මේ තැන ගැන උදාහරණයක් සමග කියල දුන්නොත්, අපි හිතමු එක සමාගමක කම්කරුවන්ගෙ හඳුනා ගැනීමේ අංක (ID numbers) සඳහා input mask එකක් හදන්න අවශ්‍යයි කියල. ඔවුන්ගේ හඳුනා ගැනීමේ අංක සෑදෙන්නෙ EMP001, EMP002, EMP003,.......... කියන ආකාරයට. හඳුනා ගැනීමේ අංකවල EMP කියන අක්ෂර 3 කම්කරුවන් අතර වෙනස් නොවුනත් EMP අක්ෂර 3ට පසුව යෙදෙන 000 කියන එක එක් එක් කම්කරුවාට වෙනස් වෙනවනෙ. මේ input mask කියන තැනේදී 0 (0 වෙනුවට 9 යොදන්නත් පුලුවන්) යෙදීමෙන් අදහස් කරන්නෙ ඒ තැන, විචල්‍ය ඉලක්කමක අගයක් කියන එකයි. විචල්‍ය වූ පලියට එතැන ඉලක්කමක් නොවන වෙනත් අක්ෂරයක් යොදන්න බැහැ. ඒ වගේම එතැන 0 (හෝ 9) තුන්වතාවක් යෙදුවොත් (EMP000) ඒතැන ඉලක්කම් 3ක් පමණයි යොදන්න පුලුවන් (ඒ කියන්නෙ අප ඉහතදී input mask හඳුන්වා දුන් විදියට, දැනටමත් ඇතුලත් කල යුතු දත්ත, පාලනයකට යටත් වෙලා)

තවත් උදාහරණයක්
telephone numbers ඇතුලත් කරන්න (032) 123-4567 ආකාරයට input mask එකක් නිර්මාණය කරනවනම් (000) 000-0000 ආකාරයට නිර්මාණය කරගන්න පුලුවන්. මෙහි යෙදී තියෙන ( ) -  ආදී සලකුණාක්ෂර කිසිම වෙනසක් නොවී 0 ඉලක්කමට පමණක් ඇතුලත් කරන ඉලක්කම ආදේශ වෙනවා.


Input Mask එකක් හදන්න "Table Field" එකේ "Data Type" එක "Text' ලෙස තෝරා දිය යුතුයි. එසේ තෝරා දී තිබුනොත් පමණයි, input mask එකක් නිර්මාණය කර ඇතුලත් කල හැකි වෙන්නෙ.

එසේ තෝරා දී ඊතලයේ පෙන්වා දී තියෙන තැන තියෙන button එක click කලාම බොහෝ දුරට අපට නැවතත් tabel එක save කල යුතු වෙනවා.









ඊටපස්සෙ මතුවෙන එන window එකේ දැනට පෙර නිර්මාණය කරන ලද input mask කිහිපයක් තියෙනවා. නමුත් අපට අවශ්‍ය විදියේ input mask එකක් හදාගන්න උවමනානම් "Edit List" උඩ click කරන්න.












මතුවෙන window එකේ රූපයේ ඊතලයෙන් පෙන්වල තියෙන තැන click කරන්න.

Description - input mask එකේ නම
Input mask - නිර්මාණය කරන input mask එක
Place holder - විචල්‍ය දත්ත ඇතුලත් කල හැකි හිස් ස්ථාන පෙන්වීමට යොදන සළකුණ ලබාදෙන්න පුලුවන් මෙතැනදී.
Sample Data - අප නිර්මාණය කල Input Mask එක අත්හදා බලන්න.





ඊටපස්සෙ මේ window එක "Close" කලාම පිවිසෙන පෙර window එකෙන් අප නිර්මාණය කල input mask එක තෝරා දීල table එකට ඇතුලත් කරගත හැකියි.

(මේ කතා කරපු උදාහරණත් එක්ක නැගෙන ප්‍රශ්නයක් තමා ඉලක්කම් පමණක් වෙනස් වෙන විදියට (විචල්‍යයක් ලෙස) input mask එකක් සකස් කරන්න පුලුවන් වගේම අක්ෂර වෙනස් වෙන විදියටත් input mask එකක් නිර්මාණය කරන්න බැරිද කියන එක. විචල්‍යය ඉලක්කම් එක්ක input mask එකට විචල්‍යය අක්ෂරත් එකතු කරන්න ඕනෙ නම් මොකටද input mask එකක් ! ! ! field එකේ data type එක text විදියට දීල ඒක කරන්න පුලුවන්නෙ. නමුත් ඒකට පිළිතුරක් තියෙනවා.)

Microsoft Office Access 2007 භාවිතා කරල Database එකක් හදමු - 02 කොටස

ඒකට අපි යන්න ඕන තැන වන design view එකට යන්න ක්‍රම කීපයක් තියෙනවා.

01. එකක් home tab එකෙන් views group එකේ view menu (1) එකේ design view (2)

02. අනෙක datasheet tab එකෙන් (home tab එක වගේම) views group එක තුල view menu (1) එකේ design view (2)

03. තුන්වැන්න navigation pane එකේ sample table එක පෙන්වන තැන (1) right click කර design view (2)

04. සතරවැන්න working space එකේ table එක (මේ වෙලාවෙ sample table එක) පෙන්වන tab එක මත right click කරල එන menu එකෙන් design view ලබාදීම.

(මේ අවස්ථා මගින් (2 හා 3 හැර) මගින් tables වල design view එකටම විතරක් නෙමේ නැවත datasheet view එකට, pivot table view, pivot chart view මෙන්ම quaries සෑදීමේදී SQL view එකට ආදී ඕනෑම view එකකට පිවිසෙන්න පුලුවන්)

මේ කුමන ක්‍රමයකින් හෝ design view එකට යාමේදී අපට ලබාදී තිබුන sample table එක ගබඩා කිරීමට අවශ්‍ය වෙනව (මුලදී පලමුවෙන්ම ගබඩා කලේ database එක.දැන් ඒ database එක ඇතුලෙයි table එක save කරන්නෙ ). ඉතින් table name කියන තැන (1) table එක save කළ යුතු නම ලබා දීල OK button එක (2) click කිරීමෙන් පසු අප පිවිසෙන්නේ design view එකට.



design view එකෙන් අපි මූලිකවම කරන්නෙ අපේ database එක තුල තියෙන table වල තීරු (Fields) design කිරීමයි. design view එකට ආවම work space එකේ පෙන්නන field name (1) කියන column එකෙන් අපට table එකේ අදාළ column එකට තිබිය යුතු නම ලබාදෙන්න පුලුවන්. datatype (2) කියන column එකෙන් අදාල field එකට ඇතුලත් කරන දත්ත වල වර්ගය ලබාදිය හැකි. discription (3) කියන column එකේ අප ඇතුලත් කරන්නෙ ඒ field එක ගැන විස්තරයක්.